ساختار سازمانی

طبق گفته سول (۱۹۹۴) هم ساختار سازمانی، ضمن اینکه تعیین­کننده­ چگونگی­ی کارکرد افراد می­باشه، متأثر از اون هم می­باشه. بنابر این براساس این نظر می­توان گفت، ساختار سازمانی یعنی وسیله یا ابزاری پیچیده واسه کنترل، که در روند روابط دوطرفه اعضا به وجود می­آید، به صورت دائم تجدید می­شه و در عین حال تعیین­کننده­ روابط دوطرفه اونا هم می­باشه. علاوه بر این، کرت و مارچ[۲] (۲۰۰۷) هم ساختار سازمانی رو الگو و نقشه­ی ارتباطات و تعاملات میان بخش­ها و اجزاء یه سازمان می­دانند که تعیین­کننده­ روابط رسمی و بعضی وقتاً غیررسمی افراد، جایگاه مشاغل و پست­های سازمانی، اندازه دسترسی به چارچوب اطلاعات، توضیح وظایف، توضیح شغل­ها، چگونگی تخصیص منابع، قوانین و مقررات، ساختار­های پیروی، اجرای قوانین و ایجاد هماهنگی بین فعالیت­ها هستش (ارگانلی و همکاران[۳]، ۲۰۰۷). ساختار سازمانی از نظر هال[۴] (۲۰۰۲) هم از راه کاهش تاثیر ویژگی­های شخصی افراد بر سازمان و ایجاد زمینه ­های مناسب جهت اخذ تصمیمات لازم و اعمال قدرت در اون به تحقق اهداف سازمانی کمک می­رساند. بنابر این هدف از ایجاد اون، ایجاد هماهنگی بین نیروی انسانی و منابع موجود جهت افزایش کارایی و تاثیر سازمانه (موغلی، ۱۳۷۱). با در نظر گرفتن چیزی که گفته شد، ساختار سازمانی به عنوان کانالی بسیار منظم و مناسب جهت انتقال اطلاعات حساب می­شه که ضمن جفت و جور آوردن امکان رسیدن به اهداف سازمانی از ویژگی­هایی به توضیح زیر بهره مند می­باشه (هال، ۲۰۰۹):

  • به تولید ستاده سازمانی واسه رسیدن به اهداف سازمانی کمک می­رساند.
  • اثر تنوعات فردی بر سازمان رو به کمترین حد ممکن ممکن می­رساند.
  • به عنوان میدون­ای حساب می­شه که تصمیمات سازمانی در اون اخذ می­شه و قدرت در اون اعمال می­شه.

 

۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۲ ـ ابعاد ساختار سازمانی

 

ساختار سازمانی شامل ابعاد و عناصریه که بیان کننده­ ویژگی­های خاص هر سازمانه. با این وجود هرکی از منظری به اون پرداخته. رابینز[۵] (۱۳۸۶) روش هدف دار سازمان، تکنولوژی، اندازه­ سازمان و نامطمئن بودن محیط رو از جمله عوامل تشکیل­دهنده­ی ساختار سازمانی می­دونه. دفت[۶] (۲۰۰۶) هم ابعاد ساختار سازمانی رو نشون دهنده ویژگی­های داخلی یه سازمان می­دونه و مواردی به توضیح زیر رو به عنوان ابعاد ساختار سازمانی معرفی می­ کنه:

  • رسمیت: نشون دهنده حدی از قوانین، خط­مشی­ها و روش­های موجود در سازمانه که واسه عملیات سازمان استفاده کرده می­شن.
  • تمرکز: اشاره به چگونگی پخش قدرت در سازمان داره.
  • تخصص: نشون دهنده اندازه یا درجه­ایه که سازمان به صورت جدا شده از هم فعالیت­ها و کارای خود پرداخته.
  • تعیین استاندارد: نشون دهنده مواردیه که خیلی از کارای مشابه به روش برابر و هماهنگ انجام می­شه.
  • سلسله­مراتب اختیار: اشاره به بخش­ی کنترل و پاسخگویی افراد داره.
  • پیچیدگی: نشون دهنده تعداد کارا یا سیستم­های فرعی موجود در درون یه سازمانه.
  • نسبت­های پرسنلی: بیان­کننده­ به­کارگیری افرادیه که واسه وظایف جور واجور و دوایر جورواجور به استخدام سازمان در می­آیند.
  • حرفه­ای بودن: اشاره به سطح تحصیلات رسمی و آموزش افراد داره.

 

هچ (۱۳۸۶) و تولبرت[۷] و هال (۲۰۰۹) سه بُعد پیچیدگی (پیچیدگی افقی، عمودی و پراکندگی جغرافیایی)، رسمیت و تمرکز رو ابعاد تشکیل­دهنده­ی ساختار سازمانی شامل می­دانند. هوی و سوئیتلند (۲۰۰۰ و ۲۰۰۱) با تفکیک ساختار سازمانی به دو نوع تواناساز و بازدارنده، ابعاد تشکیل­دهنده­ی هر کدوم از شکل های جور واجور ساختار سازمانی رو رسمیت تواناساز و بازدارنده و هم اینکه تمرکز تواناساز و بازدارنده ذکر می­ کنن. هوی و میسکل (۲۰۰۵ و ۲۰۰۸) با الهام از نظرات و دیدگاه محققان قبل از خود و تقسیم ساختار سازمانی بر دو نوع تواناساز و بازدارنده، رسمیت، تمرکز، عوامل زمینه­ای و فرایندها رو به عنوان ابعاد تشکیل­دهنده­ی ساختار سازمانی معرفی کردن و گفتن برحسب ویژگی­های محتوایی هر کدوم از این ابعاد، نوع ساختار سازمانی حاکم هم متفاوت میشه.

 

۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۳ ـ  متغیرهای زمینه­ای موثر بر ساختار سازمانی

 

مشکلی که همیشه سازمان­ها با اون مواجه­ان اینه که چه ساختاری واسه سازمان اونا مناسبه؟ جواب به این سوال، به شرط شناسایی و شناخت متغیرها و عوامل زمینه­ای موجود بر ساختار سازمانه. از جمله این متغیرها یعنی (مقیمی، ۱۳۸۷):

مشکلی

    • روش هدف دار و هدف: ساختار سازمانی وسیله­ای واسه رسیدن به اهداف سازمانیه. این از راه پیروی ساختار سازمانی از راه هدف دار موجود در سازمان امکان­پذیر می­شه.
    • محیط: محیط سازمانی اثر کلی­ای بر ساختار داره. در حالی که ثبات و توانایی پیش ­بینی محیط اثر مستقیمی بر توانایی سازمان در انجام وظایف خود داره، محیط ناآرام، توانایی پیش ­بینی رو کمتر می­ کنه.
    • اندازه سازمان: براساس تحقیقات موجود ساختار سازمان­های بزرگ با ساختار سازمان­های کوچیک فرق می­ کنه.

 

  • سن سازمان: هر کدوم از مراحل زندگی سازمان دارای ویژگی­های خاصیه که ساختار خاصی رو می­طلبد.
  • تکنولوژی: تکنولوژی یعنی علم، ماشین آلات، روش­های کاری و مواد اولیه­ای که داده­ ها رو به ستاده تبدیل می­ کنه.

علاوه بر موارد نامبرده، براساس الگوی MIT90 (2005) هم عواملی مانند تکنولوژی، روش هدف دار، شخصیت و نقش­ها، فرهنگ سازمانی و محیط داخلی و خارجی سازمان ضمن اینکه از ساختار اثر می­پذیرد بر اون هم اثر می­گذارد.

 

۲ ـ ۱ ـ ۱ ـ ۴ ـ شکل های جور واجور ساختار سازمانی

 

کارشناسان شکل های جور واجور و اشکال زیادی از ساختار سازمانی رو برشمرده­ان که از جمله اونا می­توان به طبقه ­بندی برنز و استاکر (۱۹۶۱) از ساختار سازمانی به دو نوع مکانیکی و ارگانیکی اشاره کرد. در این رابطه هال (۲۰۰۲) گفت، بر خلاف سازمان­هایی که دارای ساختار مکانیکی می­باشن، سازمان­های بهره مند از ساختار ارگانیکی، به جای سلسله مراتب اختیار به شبکه­ی کنترل، به جای تأکید بر تخصصی شدن کارا به تغییر و کاهش دائمی کارا و به جای تأکید بر وجود سرپرست در رأس سازمان به رد و بدل کردن دائمی اطلاعات توجه دارن. علاوه بر این، رابینز (۱۹۹۱) هم وجود وظایف قابل برابری، آیین­نامه­های کم، اختیارات تصمیم ­گیری غیرمتمرکز، ارتباطات مطلوب، انعطاف­پذیری و اثر مثبت در نوآوری و خلاقیت رو به عنوان ویژگی­های ساختار ارگانیک برشمرده. مینتزبرگ[۹] (۱۹۸۹) هم پس از تحقیقات فراوون دریافت که ساختار سازمانی قابل تفکیک به شش نوع ساختار ساده، بوروکراتیک ماشینی، بوروکراتیک حرفه­ای، بوروکراسی بخشی، ادهوکراسی و ساختارهای ایدئولوژیکی می­باشه که هر کدوم بسته به ویژگی و شرایط محیطی سازمان مورد استفاده قرار می­گیرد (هال، ۲۰۰۲؛ مقیمی، ۱۳۸۶؛ میر سپاسی، ۱۳۸۴).

خلاقیت

اینم بگیم که براساس شرایط و رویکردهای تازه که موجب تغییرات اساسی در ساختار، مدیریت و الگوهای کار شده، بعضی از کارشناسان سازمان­ها رو از نظر شکل و ویژگی­های کلی به دو دسته­ی سازمان­های حقیقی و مجازی تقسیم کرده­ان (مهرعلیزاده، ۲۰۰۵). سازمان­های حقیقی سازمان­هایی هستن که طبق روال سنتی فضامحورند و الگوی روابط اونا پیرو نظام تقریباً باثبات و سلسله­مراتب سازمانیه. بنابر این شکل های جور واجور ساختارهای سازمانی به وجود اومده توسط این نوع سازمان­ها عبارت­ان از: ساختار ساده[۱۰] (رابینز، ۲۰۰۲)، ساختار بخشی[۱۱] (شرمر و همکاران[۱۲]، ۲۰۰۱)، ساختارهای بر اساس سطح و ابعاد سازمانی[۱۳] (جمشیدی و اخوان­طرف، ۲۰۰۲)، ساختارهای بر اساس چگونگی­ی گروه­بندی کارکنان[۱۴] (ساختار بر اساس نوع وظیفه، نوع محصول، منطقه­ی جغرافیایی، پیوندی و ماتریسی) و ساختار واحد هدف دار[۱۵] (میرسپاسی (۲۰۰۳). سازمان­های مجازی[۱۶] هم سازمان­هایی ارگانیک با ارتباطاتی گشوده می­باشن که ساختاری انعطاف­پذیر و روون دارن و متناسب با نیاز شکل می­گیرند و به جا و زمان محدود نمی­شن. بنابر اینجور سازمان­هایی رو سازمان­های بدون مرز[۱۷] و شبکه­ای[۱۸] می­نامند (ایران­زاده، ۲۰۰۲). از جمله ساختارهای سازمانی موجود در این نوع سازمان­ها رو می­توان سازمان­های یادگیرنده[۱۹] (سازمانی که یادگیری رو واسه تموم اعضا آسون کردن می­ کنه و همیشگی اون رو انتقال می­دهد)، سازمان­های بدون مرز (سازمانی که با در نظر گرفتن شرایط جدید و خیلی سریعً متغیر محیطی به دنبال تطبیق با این تغییرات به دنبال سرعت بخشیدن به کارا، داشتن انعطاف­پذیری و انسجام فعالیت­ها و به کار گیری راه ­های جدید واسه انجام بهتر کاراس)، ماژولار[۲۰] (سازمان­هایی که در اون افراد جور واجور در واحدهای جور واجور با افراد دیگری از سازمان دور و بر موضوعات پیش ­بینی شده­ای همکاری می­ کنن)، ساختارهای تیمی[۲۱] (ساختارهایی که پراکندگی در سطح افقی در اونا کمه، امور زیاد رسمی نیستن و رابطه غیررسمی در اون رواج داره)، شرکت­های افقی[۲۲] (شرکت­هایی که به خاطر شدید شدن رقابت در محیط­های عملیاتی ایجاد شده ­ان، سطوح مدیریتی در سازمان رو کاهش می­ بدن و منابع انسانی رو پراکنده می­ کنن) (دفت، ۱۹۹۵)، پروژه­های مجازی[۲۳] (سازمان­هایی که به خودی خود موجودیت ندارن و به­وسیله­ی مجموعه ­ای از افراد یا بخش­های سازمانی با پراکندگی جغرافیایی خاصی مشخص می­شن که معمولاً از راه شبکه ­های الکترونیکی با همدیگه رابطه برقرار می­ کنن)، ساختارهای هرم برعکس[۲۴] (سازمان­هایی که در اون کارکنان عملیاتی در رأس هرم قرار می­گیرند و در انجام فعالیت­های کاری خود از طرف مدیرانی که در رده­ی زیر اونا قرار گرفته­ان، پشتیبانی و پشتیبانی می­شن)، شبدری[۲۵] (منظور اون نوع سازمان­هاییه که دارای لایه­های مدیریتی بسیار کمی در سازمان­ان ومدیریت به جای اینکه مظهر یه طبقه­ی تشریفاتی باشه، بیشتر یه فعالیت حرفه­ای حساب می­شه، پروژه­ای[۲۶](ویژگی منحصر به فرد یه سازمان پروژه محور، موقتی بودن واحد کار و کاسبی هدف دار سازمانه. با تکمیل هدف پروژه، واحد کار و کاسبی منحل می شه و اعضای تیم پروژه  به پروژه جدید منتقل شده و یا به واحد وظیفه ای، محصولی یا جغرافیایی اصلی خود بر می گردند)، سازمان خاص­ی موقتی (ادهوکراسی)[۲۷](سازمان­هایی که بسیار ارگانیک و پویا هستن و از دست کم رسمیت بهره مند می­باشن) (جعفرنژاد، ۲۰۰۳) و سازمان­های هولدینگ[۲۸] (گروهی از شرکت­ها می­باشن که در اونا یه شرکت، مالکیت و اداره کلیه شرکت­ها رو برعهده داشته باشه) (اتابکی، ۲۰۰۵) نام برد.

اسکات (۱۹۹۸) دانشگاه­ها رو با در نظر گرفتن ویژگی­ها و ساختار اونا به دو سبک یک و دو تقسیم کرده. ایشون دانشگاه­های سبک یه رو دانشگاه­های سنتی و نخبه­گرا و دانشگاه­های سبک دو رو به عنوان دانشگاه­های نوین و پویا معرفی می­ کنه. دانشگاه­های سبک یه، نمونه­ای از سازمان­های مکانیکی هستن که ضمن تأکید بر سنت­ها و ارزش­های حرفه­ای و تخصصی خود، دارای محیطی با ثبات نسبی و دست کم انعطاف می­باشن. در مقابل دانشگاه­های سبک دو، نشون دهنده سیستم­های ارگانیک و جست و خیز هستن که در رابطه با محیطی پیچیده و پر از نااطمینانی، فناوری و تنوع می­باشن و خلاقیت و نوآوری، انجام کارها به صورت گروهی و توجه به روابط غیررسمی از مشخصه­های اصلی اونا به حساب می­آید.

آدلر و بورایز (۱۹۹۶) هم با تعیین رسمیت به عنوان بعد اساسی سازمان، ساختار رو قابل تفکیک به دو نوع ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده دونستن، طوری­که اقدام اونا مبنای الگوی هوی و سوئیتلند (۲۰۰۱) در طراحی چهار نوع ساختار سازمانی تواناساز، بازدارنده، سلسله­مراتبی و بر اساس قانون، قرار گرفت. هوی و میسکل (۲۰۰۸) هم با جمع بندی نظرات کارشناسان قبل از خود و تعیین چهار عنصر اساسی واسه ساختار سازمانی یعنی رسمیت، تمرکز، عوامل زمینه­ای و فرایندها، ساختار سازمانی رو به دو نوع تواناساز و بازدارنده تفکیک کردن که ویژگی هر کدوم به توضیح جدول ذیله (جدول شماره­ی ۱).

 

جدول شماره­ی ۱: ویژگی­های ساختار سازمانی تواناساز و بازدارنده

مشکلات

توافق

ابعاد ساختار سازمانی تواناساز ساختار سازمانی بازدارنده
رسمیت وجود قوانین و فرایندها­ی منعطف، نگاه به مشکلات به عنوان فرصت یادگیری، تشویق ارزش­های متفاوت، تشویق نوآوری، تقویت اعتماد. وجود قوانین و فرایندها­ی سخت و لایتغیر، نگاه به مشکلات به عنوان مانع، تشویق توافق و اجماع نظر، تنبیه اشتباهات، تقویت سوء­ظن
تمرکز آسون کردن حل مسأله، ارتقای همکاری، تقویت گشادگی و باز­بودن، پشتیبانی از اعضا، تشویق نوآوری، تأکید بر همکاری. اجبار به اجرای قوانین (درخواست اجابت)، تأکید بر کنترل، تقویت بی اعتمادی و بسته بودن، مجازات اعضا، سرکوب تغییر، تأکید بر قوانین و بوروکراسی
روند تأکید بر تصمیم ­گیری مشارکتی، حل مسأله. تأکید بر تصمیم ­گیری یه طرفه، اعمال (قوانین و فرایندها)
زمینه وجود اعتماد بین افراد، پیشرفت­ی اعتماد و اعتبار در کارا، جامعیت، (تشکیل) احساس قدرت در اعضا وجود بی­اعتمادی بین افراد، پیچوندن حقیقت و رواج فریبکاری، اختلاف، (تشکیل) احساس نبود قدرت در اعضا

منبع: هوی و میسکل (۲۰۰۸)

 

براساس جدول شماره­ی ۱ و طبق گفته هوی و میسکل (۲۰۰۸)، در ساختار تواناساز مراکز آموزشی، قوانین و مقررات بیشتر از اینکه به عنوان عامل فشار در نظر گرفته شن، راهنمای حل مسائل حساب می­شن و مدیران بیشتر از اینکه از سلسله مراتب اختیار و ساختار­های موجود جهت پیشرفت­ی قدرت خود استفاده کنن، از اونا جهت پشتیبانی و پشتیبانی از معلمان و زیردستان خود بهره می­گیرند. بنابر این در اینجور ساختاری با وجود اینکه هرکی از جایگاه و وظیفه­ی خود باخبر می­باشه، کلیه­ی امور مربوط به سازمان از راه مشارکت بین اونا انجام میشه. با این وجود، در ساختار بازدارنده، ضمن اینکه قوانین و مقررات مانع خلاقیت و نوآوریه، مدیر از قدرت خود جهت کنترل و نظم­دهی به زیردستان استفاده می­ کنه و خواهان اطاعت کورکورانه­ی اونا از قوانین و چیزای مهم تعیین شده می­باشه. بنابر این در اینجور ساختاری علاوه بر اینکه به مسائل به عنوان یه مانع نگریسته می­شه، بروز هرگونه خطا و اشتباه از طرف افراد هم مورد تنبیه و مجازات قرار می­گیرد (هِرشهورن[۲۹]، ۱۹۹۷؛ هوی و میسکل، ۲۰۰۸).

با در نظر گرفتن چیزی که گفته شد و با در نظر گرفتن نقش نوع ساختار سازمانی ـ مخصوصا ساختار سازمانی تواناساز ـ در بهسازی و توانمندی نیروی انسانی و هم اینکه کمک به حفظ و باقی موندن با معنی سیستم (دانشگاه) در محیط، شناخت ویژگی­ها و کارکردهای هر کدوم از شکل های جور واجور ساختار سازمانی، جهت جهت دادن دانشگاه به سمت ساختار سازمانی مناسب امر مهمیه که باید مورد توجه مدیران و مسئولان دانشگاهی قرار گیرد. بنابر این در ادامه به خاطر رسیدن به شناختی کامل از شکل های جور واجور ساختار سازمانی به بیان بعضی ویژگی­های جدیدترین نوع­شناسی ساختار سازمانی یعنی ساختار سازمانی تواناساز و بادارنده پرداخته شده.

[۱] – Greenberg & Baron

[۲] -Cyert & March

[۳] -Ergenli

[۴]  -Hall

[۵] – Robbins

[۶] – Daft

[۷] -Tolbert

[۸] -Burns & Stalker

[۹]  -Mintezberg

[۱۰] – Simple Structure

[۱۱]  -Divisionalized Bureaucracy

[۱۲]  -Shermer

[۱۳]  -Based on Organizational Structure and Dimensions

[۱۴]  -Structure – Based Grouping of Employees

[۱۵] – The Structure of Strategic

[۱۶]  -Virtual Organization

[۱۷]  -Organizatios Without Borders

[۱۸] – Network Organization

[۱۹]  -Learning Organizations

[۲۰] – Madoular

[۲۱]  -Teams Structure

[۲۲]  -Companies of Horizental

[۲۳]  -Virtual Project

[۲۴]  -Inverted Pyramid

[۲۵] – Shamrock Organization

[۲۶] – Project

[۲۷]  -Adhocracy

[۲۸]  -Holding Organizations

[۲۹] -Hirchhorn